Nøglen til at forblive produktiv er at finde det rigtige værktøj

Hvis du åbner Play Butik på din telefon og søger efter "to do app", vil du blive præsenteret for en endeløs strøm af muligheder. Nogle kommer fra indie-udviklere, som udgav en app, der passer til deres behov, fordi alternativerne ikke gjorde det. Andre kommer fra store studier, ejet af endnu større virksomheder, alle med det samme slutmål i tankerne - for at hjælpe dig med at forblive produktiv.

Problemet med alle disse forskellige muligheder er, at du måske ikke ved, hvor du engang skal begynde. For at fejre Verdens Produktivitetsdag vil vi prøve at hjælpe dig med at finde de rigtige værktøjer til jobbet.

Trin 1: Identificer problemet

Men før du rent faktisk kan komme i gang med at arbejde, skal du prøve at finde ud af, hvad det er, du forsøger at opnå. Vil du have en app, der bare lader dig holde en uendelig liste over opgaver med afkrydsningsfelter ved siden af ​​dem? Vil du have lister for forskellige områder af dit liv, såsom arbejde, hjem eller andre?

Hvad med projektledelse eller samarbejde? Arbejder du på forskellige projekter, som alle skal igennem en række mindre trin, før de kan gennemføres? Har du brug for at kunne dele lister eller opgaver med en anden, uanset om det er en opgaveliste med familien eller med en kollega for at få et projekt gennemført til tiden?

Det fantastiske ved Play Butik, og specifikt produktivitetsapps, er, at der er muligheder derude for alle. For at få mest muligt ud af hvilken app du vælger, er det vigtigt at stille dig selv disse spørgsmål. Men du vil også prøve at finde en løsning, der fungerer på alle bedste Android-telefoner, tablets eller Chromebooks, så du kan få hurtig og nem adgang til dine lister, selvom du er det ved at bruge en anden type enhed eller en anden platform (dvs. Android og Mac eller en iPhone og Chromebook).

Når du har besluttet, hvad du forsøger at opnå, er det tid til at sætte pedalen til metal og begynde at prøve forskellige apps og tjenester.

Trin 2: Det er tid til en prøvetur

Vi har dækket forskellige opgavelisteapplikationer og projektstyringsværktøjer gennem årene. Nogle vil måske endda sige, at jeg har en afhængighed af disse typer apps, og ender med en mappe fuld af apps, der alle lige er forskellige nok til at berettige mig til at prøve dem. Dette inkluderer endda at gå uden for Play Butiks område, da der er endnu flere apps tilgængelige i verden af ​​Open Source-apps.

Uden at dykke for dybt er her et par gode muligheder til forskellige behov:

• Google Opgaver: Et godt udgangspunkt for alle og tilbyder dyb integration med din Android-telefon, smarthøjttalere og meget mere. Du kan oprette underopgaver, indstille påmindelser, tilføje noter og oprette forskellige lister, men det er ikke ideelt til projektstyring.
• Google Keep: Giver et anderledes bud på note- og opgavelister. I bund og grund er Keep en tavle fuld af "sticky notes" med mulighed for at farvekoordinere, tilføje påmindelser og indstille underopgaver, alt sammen fra en enkelt note.
• Todoist: Tilbyder en alt-i-en tilgang, mens den er kompatibel på tværs af flere platforme. Du kan starte med en blank tavle og forme appen til et produktivitetskraftcenter, mens du også giver mulighed for delte lister og samarbejde.
• Trello: Gør brug af Kanban-stil, som gør det muligt at flytte projekter fra en liste til en anden, efterhånden som et projekt er afsluttet. Men der er også ekstra funktioner såsom Power-ups, der giver mulighed for bedre tilpasning til de forskellige projekter/kort.
• Asana: Perfekt til ægte projektledelse med masser af fleksibilitet og fremragende samarbejde. Men det kan være for meget for bare din løbe-of-the-mill to-do liste.
• Workflowy: Dette er en helt unik mulighed for dem, der ikke er helt sikre på, hvor de skal starte, men ved, at de har en masse opgaver at udføre. Du kan bare blive ved med at tilføje mere og mere til listen, få alle dine ideer eller gøremål ud af dit hoved, før du organiserer og kategoriserer dem.

Som vi har nævnt er der så mange forskellige huskeliste-apps derude, som alle forsøger at hjælpe dig med at forblive produktiv. Der er også andre muligheder, der er endnu mere basale end Google Opgaver, eller kombiner notetagning og opgavestyring svarende til Google Keep og Evernote. Den eneste måde at vide, hvad der virker, er at tage dem en tur.

Bliv ikke ved med at skifte bare for dets skyld

Medmindre du tilmelder dig for at prøve en app og øjeblikkeligt hader alt ved den, er der én vigtig anbefaling, som vi kan komme med: Vælg en app, og bliv ved med den. Hvis du er en nybegynder i produktiviteten, kan du prøve at falde tilbage til dine gamle vaner, og så er du bare tilbage ved start igen. Det er noget, der sker for alle, da det er nemmere at gå tilbage til den gamle måde, selvom det betyder, at du måske går glip af en deadline.

Et andet kaninhul, der er hurtigt at gå ned, er at blive ved med at hoppe mellem apps på regelmæssig basis. Du vil bruge mere tid på at prøve at "perfektere systemet" sammenlignet med faktisk at udføre de opgaver, du har ved hånden. Det er delvist derfor, jeg endnu ikke har nævnt andre værktøjer som Obsidian, Notion eller Roam Research.

Med en app som Notion kan du ende med at starte med en blank tavle, men så ende nede i kaninhullet. Og dette kaninhul slutter ikke, da du sandsynligvis vil finde dig selv på udkig efter nye skabeloner, forsøge at finde ud af, hvordan relationer fungerer, og binde alt sammen til en fin lille sløjfe. Det er et problem, som jeg hele tiden står over for, og det, der gør tingene endnu mere komplekse, er, når flere værktøjer kan bruges sammen.

Et eksempel på dette er en app kaldet Obsidian. På sit ansigt ligner det intet mere end en grundlæggende markdown-teksteditor. Men selv bare at dykke ned i forskellige menuer vil låse op for en verden af ​​Core og Community plugins. Selvom jeg ikke er her for at sige, at du ikke bør overveje Obsidian (det er min nuværende foretrukne overordnede app), skal du først få det grundlæggende ned, før du dykker dybere.

Hold det enkelt, og udvid derefter, hvis det er nødvendigt

Vælg en app, og hold dig til den. Se hvordan det virker. Gå igennem og læs selvstudierne og FAQ-siderne for at lære alt, hvad du kan. Prøv derefter at implementere dit system, som du finder passende, men det er altid vigtigt at holde tingene enkle i starten.

En af de bedste ting, du kan gøre, er bare at lave en løbeliste over alt som du skal have gjort. Derfra skal du bestemme, hvilke typer opgaver du har, såsom at have en indkøbsliste eller at få skiftet olien. Indkøb og at få skiftet din olie er begge ærinder, men en indkøbsliste er fyldt med underopgaver, da du skal vide, hvad det er, du køber.

Så du kunne lave et Home-projekt med et Ærinder-delprojekt, med opgaver til dagligvarer og få skiftet olie. Og så bliver listen over dagligvarer en liste over underopgaver til din næste indkøbstur. Du kan se, hvor indviklede tingene kan blive lige fra starten.

Hvad ligger øverst på vores liste over bedste to-do apps kan virke for os, men det virker måske ikke for dig. Det er det skønne og rædselsfulde ved dette, da der er så mange forskellige muligheder at vælge imellem, at du måske endelig finder diamanten i det uslebne, eller skal starte fra bunden forfra.

Der er altid noget nyt

Bare lad være med at skifte for at ville prøve noget nyt. Det kan bryde din produktivitetsrække og slå jer alle sammen, hvor du ender med at føle dig fortabt og ikke sikker på, hvad det næste er. Der er altid et andet nyt værktøj, der enten kommer rundt om hjørnet, eller som dukker op ud af ingenting.

Tage Superliste, for eksempel. Denne app blev vist frem under Google I/O 2022, og for mig kom den i hvert fald ud af venstre felt; og det ser ud til, at det opfylder alle mine behov. Men i stedet for bare at lade min to-do-liste blive stagneret, og mine projekter gå til vej-siden, var det eneste, jeg gjorde, at tilmelde mig mailinglisten, da den endnu ikke er offentlig tilgængelig. Så er der Bento, som er en app fra en bekendt, men den er kun tilgængelig på iOS og macOS, hvilket gør den til en ikke-starter for mig på mine Android- og Windows-enheder.

Lad dig ikke distrahere af et nyt og fancy værktøj, når du allerede har et system, der virker. Den eneste advarsel til det er, medmindre du faktisk bestemmer, at det løser et problem, som du stadig har. Ellers skal du bare holde dig til programmet og holde hovedet klart.